Автоматизація в малому бізнесі: як приборкати хаос і збільшити продажі

Автоматизація — це не чарівна пігулка, яка розвʼяже всі проблеми бізнесу. Але вона точно допоможе позбутися страждань і стресу, які приносить нескінченний потік щоденних задач.

Наші партнери з KeyCRM розповіли, як упорядкувати процеси, щоб отримувати більше продажів, а не тонути в хаосі.

Скільки часу «зʼїдають» рутинні таски

Зануритися в суть речей допомагають кейси. Розгляньмо, як автоматизація полегшує роботу малого бізнесу на конкретному прикладі.

Віталій — власник швейного цеху та магазину шкіряних гаманців. Крім невеликого виробництва, складу та шоуруму в Києві, Віталій розвиває інтернет-магазин і кілька сторінок в Instagram: одна — для готових товарів і виробів на замовлення, друга — навчання майстрів із реставрації шкіряних виробів. Нещодавно Віталій почав продавати свою продукцію ще й на двох українських маркетплейсах.

Як оптимізувати всі ці напрями, якщо наймати додаткових людей у команду підприємець не планує? Як не втрачати заявки, контролювати виробництво й ефективно продавати на всіх майданчиках?

Доки робочі процеси ведуться вручну в Excel, прості (на перший погляд) задачі «крадуть» до 3 годин робочого часу щодня. Це найкраща ілюстрація до фрази «потонути в рутині», коли на стратегічне планування, вдосконалення стратегії та розвиток просто не залишається жодної вільної хвилини.

Не стресуй — автоматизуй

Кожен робочий день Віталія та його менеджера з продажів — це десятки одноманітних задач: розгребти директ, відповісти потенційним замовникам, сконтактувати з виробництвом і постачальниками, опрацювати заявки, оновити залишки на складі, перевірити оплати, упакувати продукцію, створити ТТН, надіслати покупцям.

Типові для Віталія проблеми насправді актуальні для більшості компаній, які не автоматизують процеси:

• складно опрацювати всі заявки, особливо в пікові сезони (наприклад, перед святами);
• менеджер не встигає відповідати потенційним клієнтам, тому що весь день «сидить на телефоні», є пропущені діалоги в месенджерах, соцмережах, чатах на сайті та маркетплейсах;
• інформація про замовлення та клієнтів — фрагментована, розбита на кілька Excel-таблиць;
• немає систематизованої бази покупців;
• не зрозуміло, на якому етапі перебуває угода — виріб ще на виробництві, відвантажений на склад чи вже їде у поштове відділення;
• дані треба переносити в ТТН та інші документи вручну, є ризик помилки через втому чи неуважність;
• треба контролювати й звіряти кожну оплату й попередню оплату;
• немає чіткої загальної картини, важко визначити «вузькі місця» та зони для розвитку.

Простими словами, коли робота ведеться хаотично, бізнес має всі шанси втратити клієнтів.

Як допоможе CRM-система

21 година на тиждень — саме стільки вільного від монотонних тасків часу отримає Віталій після підʼєднання CRM-системи.

CRM — це основа автоматизації, що обʼєднує в одному робочому кабінеті управління замовленнями та записами на послуги, базу клієнтів, постачальників і партнерів, складський облік, відправлення, фінанси, аналітику.

CRM дозволяє:

Збільшити продажі. Ви зможете ефективно обслуговувати більшу кількість клієнтів із меншими витратами часу та зусиль. Участь менеджерів потрібна тільки на деяких етапах.

Оптимізувати час. Деякі задачі, наприклад, розподілення вхідних запитів між менеджерами чи друк ТТН, взагалі не приносять бізнесу прибуток. Їхня автоматизація дозволяє перерозподілити час на стратегічні питання.

Підвищити точність і прозорість процесів. З CRM можна прозоро й ефективно відстежувати кожен етап, дедлайн і відповідального працівника. Ну і людський фактор — куди ж без нього. Ваші менеджери — не роботи. Вони втомлюються, відволікаються, помиляються. Автоматизація зменшує ризик людської помилки та повʼязаних із нею фінансових втрат.

Покращити сервіс. Автоматизація допомагає менеджерам контактувати один з одним, ЦА, постачальниками та партнерами, використовуючи єдину централізовану систему. Чітке розподілення задач і зон відповідальності — для менеджерів, класний і швидкий сервіс — для контрагентів, цілісна картинка й статистика — для власника.

Просто порівняйте, як спрощується алгоритм дій менеджера з автоматизацією та без неї.

CRM — комплексний продукт для управління компанією

Багато людей досі помилково думає, що CRM-система — це зручна та красива база даних. Колись CRM дійсно нагадувала базу даних. Сьогодні ж це комплексний інструмент для управління бізнесом.

У KeyCRM, наприклад, є інтеграції з усіма сервісами, якими ви щодня користуєтесь у роботі: месенджери, соцмережі, телефонія, ПриватБанк, Монобанк, платіжні сервіси, Укрпошта, Нова Пошта, Meest, маркетплейси, сайти на різних платформах тощо.

Повернемося до кейса Віталія. Після підʼєднання CRM він може делегувати 80% операційних задач системі, звільнивши час на більш важливі напрями.

CRM-система буде:  

1. Збирати й систематизувати замовлення з різних джерел. Сайт, маркетплейси, Instagram, IP-телефонія й будь-які інші канали, куди буде розширюватися компанія в майбутньому.

2. Полегшить спілкування. Менеджеру більше не треба окремо заходити в акаунти Instagram, Telegram, Viber, Messenger, чати на сайтах — всі ці діалоги миттєво підтягуються у вікно CRM. Це своєрідний єдиний центр комунікації з замовниками.

Всі повідомлення зручно розподілені на відкриті та закриті, тому ви не проґавите жоден клієнтський запит. До речі, в KeyCRM немає ніяких лімітів на кількість підʼєднаних акаунтів.

3. Автоматично створить картки клієнтів і вестиме базу. CRM у зручному форматі зберігає всю важливу для менеджера інформацію про замовника: його вподобання, історію взаємодії, попередні купівлі. Це та сама персоналізована турбота, здатна закохати людину у ваш бренд.

4. Воронки продажів всередині CRM. Менеджер завжди бачить, на якому етапі перебуває угода, тому що в CRM є наочні воронки продажів. Їх можна створювати та налаштовувати під себе. Це дозволяє відстежувати, кому з покупців треба дати час на «подумати», а кого вже треба пушити.

5. Автоматизує відправлення та оплати. Менеджерам більше не треба вручну заповнювати ТТН і перевіряти оплати. Система сама підтягне всю потрібну інформацію. Кілька рухів — і оплата перевірена, документи заповнені, а трекінг-номер відправлений покупцеві.

6. Сформує фінансові звіти про роботу магазину та менеджерів за будь-який період часу. Витрати, доходи, чистий прибуток, середній чек, найбільш конверсійні товари, % повторних купівель, найкращі менеджери — все це допомагає контролювати джерела лідів і коригувати стратегію, щоб отримувати більше продажів.

А ще CRM дозволяє розподіляти та делегувати задачі, налаштовувати рівні доступу (наприклад, менеджер не бачить фінансові звіти, а власник володіє всією потрібною інформацією), вести календар записів на послуги. Це важливо, наприклад, для сервісних майстерень, стоматологій, мовних шкіл тощо.

Правильна CRM буде корисною для будь-якої компанії — від мікробізнесу в Instagram до великого виробництва, маркетплейсу одягу чи сфери послуг. Використовуйте CRM і не втрачайте клієнтів там, де вже давно можна все автоматизувати!