Автоматизация в малом бизнесе: как упорядочить хаос и увеличить продажи

Автоматизация — это не волшебная таблетка, которая решит все проблемы бизнеса. Но она точно поможет избавиться от страданий и стресса, которые приносит бесконечный поток ежедневных задач.

Наши партнеры из KeyCRM рассказали, как упорядочить процессы, чтобы получать больше продаж, а не тонуть в хаосе.

Сколько времени «съедают« рутинные таски

Погрузиться в суть вещей помогают кейсы. Рассмотрим, как автоматизация упрощает работу малого бизнеса на конкретном примере.

Виталий — владелец швейного цеха и магазина кожаных кошельков. Кроме небольшого производства, склада и шоурума в Киеве, Виталий развивает интернет-магазин и несколько страниц в Instagram: одна — для готовых товаров и изделий под заказ, вторая — обучение мастеров по реставрации кожаных изделий. Недавно Виталий начал продавать свою продукцию еще и на двух украинских маркетплейсах.

Как оптимизировать эти направления, если нанимать дополнительных людей в команду предприниматель не планирует? Как не терять заявки, контролировать производство и эффективно продавать на всех площадках?

Пока рабочие процессы ведутся вручную в Excel, простые (на первый взгляд) задачи «крадут» до 3 часов рабочего времени ежедневно. Это лучшая иллюстрация к фразе «утонуть в рутине», когда на стратегическое планирование, совершенствование стратегии и развитие просто не остается свободной минуты.

Не стрессуй — автоматизируй

Каждый рабочий день Виталия и его менеджера по продажам — это десятки однообразных задач: разгрести директ, ответить потенциальным заказчикам, сконтактировать с производством и поставщиками, обработать заявки, обновить остатки на складе, проверить оплаты, упаковать продукцию, создать ТТН, отправить покупателям.

Типичные для Виталия проблемы на самом деле актуальны для большинства компаний, которые не автоматизируют процессы:

• сложно обработать все заявки, особенно в пиковые сезоны (например, перед праздниками);
• менеджер не успевает отвечать потенциальным клиентам, потому что весь день «сидит на телефоне», есть пропущенные диалоги в мессенджерах, соцсетях, чатах на сайте и маркетплейсах;
• информация о заказах и клиентах — фрагментированная, разбитая на несколько Excel-таблиц;
• нет систематизированной базы покупателей;
• непонятно, на каком этапе находится сделка — изделие еще на производстве, отгружено на склад или уже едет в почтовое отделение;
• данные нужно переносить в ТТН и другие документы вручную, есть риск ошибки из-за усталости или невнимательности;
• нужно контролировать и сверять каждую оплату и предоплату;
• нет четкой общей картины, сложно определить «узкие места» и зоны для развития.

Простыми словами, когда работа ведется хаотично, у бизнеса есть все шансы потерять клиентов.

Как поможет CRM-система

21 час в неделю — именно столько свободного от монотонных тасков времени получит Виталий после подключения CRM-системы.

CRM — это основа автоматизации, объединяющая в одном рабочем кабинете управление заказами, записями на услуги, базой клиентов, поставщиков и партнеров, складской учет, почтовые отправки, финансы, аналитику.

CRM позволяет:

Увеличить продажи. Вы сможете эффективно обслуживать большее количество клиентов с меньшими затратами времени и усилий. Участие менеджеров нужно только на некоторых этапах.

Оптимизировать время. Некоторые задачи, например, распределение входящих запросов между менеджерами или печать ТТН, вообще не приносят бизнесу прибыль. Их автоматизация позволяет перераспределить время на стратегические вопросы.

Повысить точность и прозрачность процессов. С CRM можно прозрачно и эффективно отслеживать каждый этап, дедлайн и ответственного работника. Ну и человеческий фактор — куда же без него. Ваши менеджеры — не роботы. Они устают, отвлекаются, ошибаются. Автоматизация уменьшает риск человеческой ошибки и связанных с ней финансовых потерь.

Улучшить сервис. Автоматизация помогает менеджерам контактировать друг с другом, ЦА, поставщиками и партнерами, используя единую централизованную систему. Четкое распределение задач и зон ответственности — для менеджеров, классный и быстрый сервис — для контрагентов, целостная картинка и статистика — для владельца.

Просто сравните, как упрощается алгоритм действий менеджера с автоматизации и без нее.

CRM — комплексный продукт для управления компанией

Многие до сих пор ошибочно полагают, что CRM-система — это удобная и красивая база данных. Когда-то CRM действительно напоминала базу данных. Сегодня это комплексный инструмент для управления бизнесом.

В KeyCRM, например, есть интеграции со всеми сервисами, которыми вы ежедневно пользуетесь в работе: мессенджеры, соцсети, телефония, ПриватБанк, Монобанк, платежные сервисы, Укрпошта, Новая Почта, Meest, маркетплейсы, сайты на разных платформах и т.д.

Вернемся к кейсу Виталия. После подключения CRM он может делегировать 80% операционных задач системе, освободив время на более важные направления.

CRM-система будет:

1. Собирать и систематизировать заказы из разных источников. Сайт, маркетплейсы, Instagram, IP-телефония и любые другие каналы, куда будет расширяться компания в будущем.

2. Облегчит общение. Менеджеру больше не нужно отдельно заходить в аккаунты Instagram, Telegram, Viber, Messenger, чаты на сайтах — все эти диалоги мгновенно подтягиваются в окно CRM. Это своеобразный единственный центр коммуникации с заказчиками.

Все сообщения удобно распределены на открытые и закрытые, поэтому вы не упустите ни один клиентский запрос. Кстати, в KeyCRM нет никаких лимитов на количество подключенных аккаунтов.

3. Автоматически создаст карточки клиентов и будет вести базу. CRM в удобном формате хранит всю важную для менеджера информацию о заказчике: его предпочтениях, истории взаимодействия, предыдущих покупках. Это та самая персонализированная забота, которая способна влюбить человека в ваш бренд.

4. Воронки продаж внутри CRM. Менеджер всегда видит, на каком этапе находится сделка, потому что в CRM есть наглядные воронки продаж. Их можно создавать и настраивать под себя. Это позволяет отслеживать, кому из покупателей нужно дать время на «подумать», а кого уже нужно пушить.

5. Автоматизирует отправки и оплаты. Менеджерам больше не нужно вручную заполнять ТТН и проверять оплаты. Система сама подтянет всю подходящую информацию. Всего пару кликов — и оплата проверена, документы заполнены, а трекинг-номер отправлен покупателю.

6. Сформирует финансовые отчеты о работе магазина и менеджеров за любой период времени. Расходы, доходы, чистая прибыль, средний чек, самые конверсионные товары, % повторных покупок, лучшие менеджеры — это помогает контролировать источники лидов и корректировать стратегию, чтобы получать больше продаж.

А еще CRM позволяет распределять и делегировать задачи, настраивать уровни доступа (например, менеджер не видит финансовых отчетов, а у владельца есть вся нужная информация), вести календарь записей на услуги. Это важно, например, для сервисных мастерских, стоматологий, языковых школ.

Правильная CRM будет полезна любой компании — от микробизнеса в Instagram до крупного производства, маркетплейса одежды или сферы услуг. Используйте CRM и не теряйте клиентов там, где уже давно можно все автоматизировать!