РРО для интернет-магазина: особенности реализации и работы виртуальных касс

С 2022 года не только все ТОВ, но ООО и ФЛП вне зависимости от годового оборота, которые предоставляют услуги и/или продают товары, должны быть оборудованы PPO или ПРРО и выдавать чек. Это касается и интернет-магазинов. Это новая «боль» бизнеса, с которой многие столкнуться впервые. Статья поможет разобраться в основных технологиях, когда и как использовать виртуальные кассы для интернет-магазина. Рассказываем и показываем на реальном проекте.

Кому нужен РРО с 2022 года?

Уже с 2021 года РРО должны были использовать:

• Интернет-магазины в форме ООО;
• ФЛП с годовым доходом свыше 1,32 миллиона гривен;
• Если интернет-магазин продает ювелирные изделия, технически сложные бытовые товары, лекарства и изделия медицинского назначения.

Но после внесения изменений в Налоговый кодекс Украины и принятием Закона 129-IX, с 1 января 2022 все предприятия и большинство ФЛП 2-4 групп также обязуются использовать РРО/ПРРО и выдавать фискальный чек.

РРО и ПРРО: что это такое и в чем разница?

В настоящее время существуют 2 основных типа фискализации:

• Аппаратная (РРО) — кассовый аппарат или специальное устройство с фиксирующей фискальной памятью, которое хранит отчетные данные чеков и отправляет их через интернет в ГНС (Государственную Налоговую Службу). Все такие кассы предварительно проверяются ГНС и включаются в Государственный Реестр РРО.

• Программная (ПРРО) — это программа или сервис, реализующие API ГНС: отправляет данные об операции на сервер ГНС и возвращает фискальный номер. ПРРО может работать автономно как отдельная программа или облачный сервис, а также быть интегрирована с учетной системой или CMS. При этом проверяется только наличие API ГНС. В этом случае сам пользователь (владелец бизнеса) несет ответственность за правильность всех данных чеков, отчетов и их хранение.

Если рассматривать РРО и ПРРО с точки зрения законодательства, то обе технологии равны. Поэтому интернет-магазины могут выбрать любой удобный для их бизнес-процессов способ.

Онлайн кассы для интернет-магазина

ПРРО — оптимальная опция для многих, потому что виртуальная касса для интернет-магазина позволяет соблюдать закон без покупки физического аппарата. Это намного быстрее, дешевле, удобнее.

На данный момент существует несколько сервисов на рынке Украины, которые предоставляют услугу ПРРО: CheckBox, iNNOVATE!, Вчасно.Каса, а также бесплатная виртуальная касса от налоговой.

Так для решения задачи реализации виртуальной кассы на проекте Dicentra был выбран сервис CheckBox. О тонкостях и нюансах внедрения инструмента далее в статье.

Использование PPO для интернет-магазина: с чего начать?

Этапы внедрения виртуальной кассы для интернет-магазина Dicentra со стороны бизнеса:

1. Подписали договор с ПРРО (в данном случае CheckBox);
2. Зарегистрировали электронные подписи;
3. Зарегистрировали виртуальные кассы;
4. Зарегистрировали всех виртуальных кассиров.

Только после завершения этого этапа к работе может приступать команда разработчиков. При выборе ПРРО для интернет-магазина, стоит учитывать некоторые особенности. Вот некоторые из них:

• Автоматическая отправка покупателю фискального чека в формате PDF или каком либо другом формате так, чтобы в дальнейшем пользователь мог его скачать и распечатать.
• Возможность сохранения чека. Благодаря этой опции CheckBox, мы реализовали возможность для клиентов Dicentra найти необходимый чек в истории заказов в личном кабинете.
• Сохранение данных и доступ к Z-отчетам — для того, чтобы финансисты могли проверить данные в любой момент.

CheckBox предоставляет все эти опции. Помимо этого, ПРРО CheckBox может быть подключен в личном кабинете платежной системы LiqPay. Это преимущество во многом облегчает процесс внедрения ПРРО и ведения отчетности.

Возврат оплаченного товара

Если вдруг пользователь отказался от оплаченного заказа, а вы уже выдали чек, то не получится просто вернуть деньги покупателю. Поэтому нужен дополнительный документ, сформированный через ПРРО, который подтверждает, чтоб был оформлен возврат. CheckBox дает возможность работать с возвратами, что облегчает процесс возврата как для пользователя, так и для бизнеса.

Особенности работы виртуальных кассиров

В работе над онлайн кассой для интернет-магазина Dicentra, столкнулись также с интересным кейсом. Согласно законодательству Украины, один кассир не может работать 24 часа в сутки, даже если он виртуальный. Поэтому клиент (владелец Dicentra) вынужден был регистрировать несколько кассиров, а наша команда реализовать виртуальные смены с помощью механизма очереди и автоматическим переключением кассиров в системе ПРРО.

Теперь владелец бизнеса может самостоятельно из админки:

1. Настраивать очередь и последовательность виртуальных кассиров;
2. Удалять и деактивировать кассиров (например, в случае увольнения/ухода сотрудника).

Так виртуальные кассиры работают попеременно и полностью повторяют процесс работы в офлайн магазине.

Когда должен создаваться чек?

В e-commerce момент заказа, оплаты и получения товара могут быть разорваны как во времени, так и в пространстве. А законодательство не всегда содержит четкие инструкции того, когда должен быть выдан чек.

Место, время и формат выдачи фискального чека в электронной коммерции зависит от множества факторов, таких как:

1. Что именно продается (товар или услуга);
2. Когда и как происходит оплата покупки;
3. Как осуществляется доставка товара.

Поэтому важно, чтобы все бизнес-процессы были налажены и было понимание в какой момент должен быть напечатан/выдан чек: после оплаты или после получения товара. Например, если была совершена полная оплата online (LiqPay, ОЩАД24/7, Приват24, Portmone, WayForPay и др.), то согласно законодательству чек должен быть сформирован сразу же (вне зависимости от времени суток) и передан покупателю вместе с товаром.

При этом для оплаты наличными курьеру интернет-магазина при доставке, через POS-терминал/наличными на точке выдачи, оплата наложенным платежом, по счету через банк (отделение банка или терминал) будут действовать совсем другие требования.

Важно консультироваться с финансистами и юристами в какой момент передавать информацию ПРРО, так как отчеты должны совпадать. Потому что, помимо функций обмена данными с ГНС, виртуальные кассы должны собирать и хранить копию всех чеков и Z-отчетов в течение следующих трех лет.

Но из-за различных сбоев или задержек в работе программ, данные на серверах ГНС и в учетной системе интернет-магазина могут не совпадать. Это может привести к штрафам. Поэтому не стоит полагаться только на ПРРО, специалисты всегда должны сверять все данные и мониторить весь процесс.

Также, при внедрении и тестировании виртуальной кассы, мы столкнулись с проблемой дубликатов одного и того же чека. Это связано с тем, что ПРРО в отличии от платежной системы не отслеживает уникальность заказа, поэтому всегда стоит проверять нет ли подобных ошибок перед релизом, чтобы избежать проблем с налоговой.